Prozessbegleitung
Die erfolgsversprechende und gewinnbringende Strategie ist sorgfältig ausgearbeitet und liegt vor (Strategy Development). Der SOLL-Zustand ist somit beschrieben. Im nächsten Schritt gilt es, den SOLL-Zustand auf eine Roadmap zu bringen und in die Realität zu transformieren (Strategy Execution).
Eine Umsetzung der Strategie in den digitalen Transformationsprozess bringt oftmals tiefgreifende Veränderungen mit sich und betrifft mehrere Bereiche wie Prozesse, Strukturen, Technologien und Kultur einer Organisation. Durch die Veränderungen entstehen Projekte, welche es zu realisieren gilt. Eine Vorbereitung der Mitarbeiter:innen auf die Veränderungen ist zentral. Eine Planung und das Implementieren von Aktivitäten helfen, die Mitarbeiter:innen auf die Veränderungen vorzubereiten, Widerstand zu minimieren und eine reibungslose Umstellung sicherzustellen.
Was sind die Herausforderungen?
Der Umgang mit Widerstand gegenüber Veränderungen. Unsicherheiten werden durch Ängste ausgelöst, direkt am Change-Prozess Beteiligte sind besonders stark beteiligt.
Kulturelle und soziale Aspekte gewinnen zunehmend an Relevanz:
nicht nur im Projektteam und Projektumfeld, sondern im gesamten Unternehmen.Die Kommunikation ist der Schlüsselfaktor zum Erfolg: Betroffene und Beteiligte des Projekts sinnvoll einzubinden ist oft der entscheidende Erfolgsfaktor.
Welche Ergebnisse erhalten Sie?
Klare Definition der Change-Ziele und eine sorgfältige Planung des Change-Prozesses mit Definition der Ressourcen und Verantwortlichkeiten.
Auszug unserer Referenzen
Sicherheitsdirektion und Gesundheits-, Sozial- und Integrationsdirektion des Kantons Bern – Neue Fachapplikation Migration NFAM
Im Rahmen der Neustrukturierung des Asyl- und Flüchtlingsbereichs des Kantons Bern wurde mit dem Projekt NFAM ein neues, zentrales IT-Geschäftsfallführungssystem für das Migrationswesen (NFAM) des Kantons Bern realisiert. Das Projekt wurde über zwei Direktionen hinweg geführt (Auftraggeberschaft, sowohl Sicherheitsdirektion als auch Gesundheits-, Sozial- und Integrationsdirektion). Die neue Plattform NFAM ist ein neues, zentrales Arbeitsinstrument für die Abteilungen des Amts für Bevölkerungsdienste (ABEV), des Amts für Integration und Soziales (AIS) sowie der Stadt Thun und löste bestehende, veraltete Tools ab.
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sieber&partners hatte in der Rolle der Gesamtprojektleitung, insbesondere mit Know-how in den Bereichen Projektführung und Programmunterstützung, Applikationsfunktionalitäten, Testmanagement, Datenmigration sowie Organisations-Change-Management einen wesentlichen Beitrag zum Projekterfolg geleistet. Die Projektdurchführung im agilen Setup für die Realisierung war besonders herausfordernd, da der Scope und der Endtermin fixiert waren.
In diesem Projekt zeigte sich, dass nebst den Herausforderungen einer Plattformentwicklung als klassisches IT-Projekt sehr viele Change-Management-Themen auftauchten und im Rahmen des Projekts bearbeitet sowie gelöst werden mussten. Das Projekt trug einen wesentlichen Beitrag zum Change der Organisation bei. Es gab ein flankierendes Programm zur Begleitung der Mitarbeiter:innen, welches spezifische Fragestellungen für die angepasste Organisation sowie die neuen Prozesse beantwortete. Viele Punkte tauchten jedoch erst im Zusammenhang mit den Details der zukünftigen Abläufe und Funktionalitäten auf. Dies bedingte einen grossen Part von Change-Management-Massnahmen – flankierend zu der Einführung der neuen Plattform.
Besondere Herausforderung in der Projektführung waren einerseits die unterschiedlichen Kulturen der beteiligten Ämter/Stellen und andererseits die Situation, dass die relevanten Fachpersonen nur vereinzelt Kenntnisse zum Ablauf eines IT-Projektes hatten.
Swissperform – Digitale Transformation
Swissperform ist die Schweizerische Gesellschaft für die Leistungsschutzrechte in der Schweiz und in Liechtenstein. Seit Mitte 2020 begleitet sieber&partners die Organisation auf dem Weg der digitalen Transformation. Zu den ersten Arbeiten gehörten eine Analyse der Ist-Situation der Organisation sowie des Kerngeschäfts. Basierend auf den Ergebnissen haben unsere Expert:innen Massnahmen definiert. Nebst Themen wie der Prozessdokumentation, der Optimierung der Kernapplikation (Verteilungssoftware) und Einführung von M365 war die Neugestaltung sowie -ausrichtung der Organisation ein zentrales Handlungsfeld.
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Unsere Unterstützung für Swissperform bestand darin, unterschiedliche Arbeitsstreams zu definieren sowie umzusetzen. Mit diesem Vorgehen verfolgten wir das Ziel, zunächst die Organisation mit ihrem Kerngeschäft in der Digitalisierung voranzutreiben und in einem zweiten Schritt zu transformieren.
Die unterschiedlichen Themenfelder von Prozessen über neue Plattformen bis hin zu Anpassungen in der Organisation sind eng miteinander verwoben.
Eines der Fokusthemen hinsichtlich dem Organisations-Change war die Zusammenarbeit innerhalb der Teams sowie die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. Die enge Zusammenarbeit der Abteilungen war äusserst wichtig, da es Abgänge von Know-how-Träger:innen gab. Es wurden zudem neue Mitarbeiter:innen eingestellt mit Skills, welche für den Change-Prozess von Swissperform entscheidende Erfolgsfaktoren waren (z.B. neuer Leiter Digitalisierung). Besonders herausfordernd waren die unzähligen Baustellen im Sinne von Projektvorhaben, mangelnden Grundlagen sowie die vielen historisch gewachsenen Abläufe und manuellen Arbeitsschritte. Zudem prallten die Interessen und Skills von langjährigen Mitarbeiter:innen auf die Ideen der neuen im Team.
Swissperform hat in den letzten Jahren bedeutende Fortschritte in Richtung Digitalisierung erzielt, befindet sich aber nach wie vor im Prozess der Transformation.
