Justiz-, Gemeinde- und Kirchendirektion, Kt. Bern - Unterstützung bei der öffentlichen Beschaffung von Sachmitteln und eines Dienstleisters

Ausgangslage
Die fünf regionalen Grundbuchämter sowie zwei  Dienststellen der Justiz-, Gemeinde- und Kirchendirektion (JGK) des Kantons Bern führen die Grundbücher, erteilen Auskünfte und erstellen Grundbuchauszüge sowie Belegkopien inkl. Beglaubigungen für ihre Kunden. Sämtliche Belege seit 1997 wurden lückenlos digitalisiert und mit dem Grundstück-Informationssystem GRUDIS verknüpft. Die Grundbuchämter beabsichtigen, die Digitalisierung der Grundbücher, Belege wie auch Plansammlungen  weiter voranzutreiben.
Da derzeit keine Möglichkeit besteht, in Grundbüchern gebundenes Belegmaterial einzuscannen, sollen erstens sieben Scanning-Systeme (Buch-Scanner inkl. der entsprechenden Software) für die Grundbuchämter beschafft werden. Aufgrund der knappen Ressourcen seitens der Grundbuchämter sollen zweitens alle Grundbücher, Belege bis 01.01.1960 sowie alle Plansammlungen  durch einen externen Dienstleister retrodigitalisiert werden.
sieber&partners wurde angefragt, die JGK bei der Vorbereitung beider Beschaffungen zu unterstützen und die Beschaffung des externen Dienstleisters durchzuführen.

Ziele
Infrastruktur
Jedes Grundbuchamt soll über eine geeignete Buch-Scanning-Infrastruktur verfügen. Hierfür werden sieben Scanning-Systeme (Hard- und Software) in einem offenen Verfahren beschafft.

Dienstleistung
Um die Grundbücher, Belege und Plansammlungen möglichst schnell online verfügbar zu machen, sollen hierbei alle Grundbücher, Belege bis 01.01.1960 zurück, sowie alle Plansammlungendurch einen externen Dienstleister retrodigitalisiert werden. Der Dienstleistungsauftrag soll unter Berücksichtigung der entsprechenden gesetzlichen Bestimmungen freihändig an eine gemeinnützige Institution vergeben werden.

Durch die beiden Ausschreibungsverfahren sollen auf Basis von Eignungs- und gewichteten Zuschlagskriterien diejenigen Anbieter ausgewählt werden, deren Angebot das beste Verhältnis von Kosten und Nutzen aufweist.

Vorgehen
Es wurde das Beschaffungsverfahren nach Josef Schreiber gewählt. Das Verfahren ist ein de facto-Standard in der Schweiz und hat sich vielfach bewährt. Die Ausschreibung erfolgt gemäss den gesetzlichen Regelungen. Das Vorgehen beinhaltet vier Phasen:

• Phase 1: Bedarfs- und Verfahrensklärung

• Phase 2: Anforderungsanalyse und Bewertungsmechanik

• Phase 3: Ausschreibungsunterlagen

• Phase 4: Beschaffung externer Dienstleister

Ergebnisse
Infrastruktur
Die Beschaffung der Buchscanner wurde von der internen Beschaffungsstelle der JGK in einem offenen Verfahren ausgeschrieben.

Dienstleistung
Von den zwei eingeladenen Anbietern zur Beschaffung des externen Dienstleisters haben beide fristgerecht ein Angebot eingereicht. Die Angebote wurden durch das Bewertungsteam von sieber&partners geöffnet und formell geprüft. Es folgte die Prüfung der Eignungskriterien sowie die Bewertung der Zuschlagskriterien im Bewertungsteam.

Auf Basis der Kosten-/Nutzwertanalyse wurde jeweils das wirtschaftlich günstigste Angebot ermittelt und der Zuschlag erteilt.

 «Die Beschaffungsexperten von sieber&partners haben die unterschiedlichen Stakeholder sehr gut eingebunden und alle Interessen berücksichtigt. Sie haben uns tatkräftig unterstützt und die Beschaffung gemäss unserem Leitfaden effizient durchgeführt. Ich bedanke mich bestens für die Unterstützung und Hilfe in der vorliegenden Angelegenheit.»

Sascha Käser, Fachbereichsleiter Projekte

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